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Home office é novidade para você? Não se preocupe, vou lhe ajudar!
Postado dia 20/03/2020

No momento que escrevo este artigo o Brasil enfrenta os desafios da pandemia COVID-19, o coronavírus. Buscando diminuir a velocidade da disseminação, os governos têm adotado medidas enérgicas de isolamento social. Para muitas empresas isso significa uma triste realidade – simplesmente fechar e pronto. Para outras, há ainda uma saída – ajustar as rotinas para o trabalho remoto. Desta forma é possível que muitos negócios sigam funcionando e dando suporte para seus clientes neste momento em que mais precisam. 
 
Porém, embora segundo o IBGE o home office tenha batido recorde em 2018, registrando a marca de 3,8 milhões de brasileiros trabalhando em casa, este número em grande parte é composto por trabalhadores informais. 
 
Mesmo que o tema não seja exatamente uma novidade, não é a realidade para a maioria das empresas. E é aqui que as dificuldades começam. Desde a cultura até recursos tecnológicos – tudo impacta para que o trabalho siga produtivo. Neste artigo eu trago algumas ferramentas que irão ajudar sua empresa e seu time a se adaptar e comunicar melhor, principalmente se home office for uma novidade para você. 
 
Como manter a comunicação eficiente em times remotos
 
Comunicar é preciso! Manter todos alinhados e na mesma página é um desafio que as empresas enfrentam mesmo quando o time está “ombro a ombro”. Se as pessoas estiverem trabalhando em casa, este desafio pode ganhar proporções exponenciais. 
 
A opção mais intuitiva pode ser o Whats App – é fácil, todo mundo tem e você cria um grupo rapidinho, não é mesmo? Porém, como fica o excesso de distrações? Será que todos irão conseguir conversar no grupo de trabalho e ignorar as conversas dos amigos, os grupos de família, faculdade, etc? Dificilmente. E aí, o que seria muito prático poderá representar uma tragédia para a produtividade de todos. 
 
Mas não se preocupe. Existe uma ferramenta incrível, com versão gratuita e muito fácil de usar – o Slack. Com ele você pode trocar mensagens individuais ou em grupo, anexar arquivos, colocar um acesso para clientes e muito mais. Se você quiser se tornar um usuário avançado, vai gostar de saber que esta ferramenta tem várias integrações com outros softwares, podendo tornar a brincadeira extremamente sofisticada. 
 
Compartilhando arquivos com todos do time
 
No dia a dia são vários arquivos que passam por várias pessoas. Pode ser um material criativo, como uma arte para redes sociais ou documentos como planilhas, apresentações, textos e vários outros. Se você somente precisar enviar alguma coisa, uma opção bem prática é o We Transfer. Na versão gratuita você pode enviar até 2GB por vez, sendo um ou vários arquivos. Além disso pode enviar para vários destinatários simultaneamente. O ponto negativo é que o link para download expira em 7 dias e se alguém esquecer de baixar os arquivos neste período, a única solução é enviar novamente.
 
Outra opção e que faz muito mais sentido principalmente se você precisa compartilhar alterações é o Google Drive. Na versão gratuita você tem até 5GB de armazenamento, sem limite de tamanho por arquivo. Pode organizar em diversas pastas, facilitando o acesso. E basta compartilhar, inserindo o e-mail de outras pessoas que devam acessar cada pasta ou documento, para que todos consigam ter acesso. Uma opção super interessante para compartilhar melhorias em um único documento é utilizar as soluções do Google que se assemelham ao conhecido Office. As opções são o Google Documentos, Planilhas e Apresentações. Uma espécie de Word, Excel e Power Point do Google. O mais legal é que várias pessoas podem editar o mesmo documento, inserir comentários e ajustes, facilitando muito trabalhos colaborativos e uma pessoa consegue ver de forma fácil quais foram as intervenções dos demais. 
 
E as reuniões? Acontecem normalmente  
 
Foi-se o tempo em que videoconferência era coisa de filme de ficção ou que para isso fosse necessário uma parafernalha tecnológica cara e difícil de operar. As soluções são fáceis, acessíveis e disponíveis. Além da chamada em vídeo pelo Whats App, que pode ser em grupo de até 4 pessoas, existem várias outras opções. 
 
Uma solução que gosto muito e funciona super bem é o Google Hangouts. Ideal para as reuniões com o time, na versão gratuita as vídeo chamadas podem ter até 10 pessoas. Se a sua necessidade for maior, uma ótima opção é o Zoom, que possui na versão paga opções de pacotes adicionais para até 1000 participantes!
 
E como é que organiza tudo isso?
 
Fazer a gestão de inúmeras atividades, mantendo controle de prazos, sabendo quem está trabalhando em qual tarefa e tudo isso à distância pode ser tornar um martírio se você não tiver uma forma ou método claro. Existem várias opções no mercado, algumas específicas para determinados nichos. 
 
Mas independente de como irá gerenciar, entenda que, principalmente se o home office é emergencial, é melhor esquecer a neura de ficar controlando muito o tempo e dar mais atenção às atividades que devam ser executadas. Desta forma, o mais simples possível seria cada gestor ou você mesmo listar as atividades que cada um deve executar no dia ou semana, organizando em uma planilha onde todos possam atualizar e assim você sempre checa se tudo está caminhando ou concluído. 
 
Mas convenhamos que seria uma forma bem arcaica de fazer isso. E existe uma ferramenta super conhecida e adorada por muitos, que mesmo gratuita poderá lhe dar tudo que você precisa para organizar esta gestão de tarefas com seu time, é o Trello. A ferramenta é baseada em um kanban – que basicamente é um quadro onde você distribui tarefas entre: à fazer, fazendo e feitas. Você configura da forma que for mais conveniente, as outras pessoas acessam e à medida que forem concluindo as tarefas podem atualizar o quadro. Fica fácil, prático e rápido para se atualizar sobre como tudo está caminhando. 
 
Agora é mãos à obra 
 
Com estas ferramentas você e seu time conseguirão se comunicar e executar todo o trabalho necessário de forma organizada e integrada. Agora é só alinhar para que todos tenham o máximo de foco – afinal, trabalhar em casa pode ser uma verdadeira guerra contra as distrações. Uma sugestão é reunir todo o time e repassar cada uma das ferramentas que serão utilizadas, tirar todas as dúvidas, criar as contas e acessos, configurar as primeiras atividades e clientes em conjunto e começar a usar de fato. Este alinhamento já pode ser feito online, por vídeo conferência e assim todos aprendem juntos na prática. 
 
É isso. Bom trabalho e juntos chegaremos lá! E se precisar de alguma ajuda com isso, me mande um e-mail. Terei prazer em contribuir: [email protected]

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